Für Mitarbeiter
Verständlich erklärt: Wie funktioniert ClickCandit für dich als Mitarbeiter? Welche Rechte hast du, welche Daten kann dein Arbeitgeber sehen?
Inhalt
Wer ist wofür zuständig?
Drei Parteien sind beteiligt — jede hat klar definierte Aufgaben. Das ist wichtig, damit du weißt, an wen du dich mit welcher Frage wendest.
Dein Arbeitgeber
Schließt den Vertrag mit ClickCandit ab und legt fest, welche Daten dort verarbeitet werden.
- Ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für deine Beschäftigtendaten
- Bestimmt, welche Funktionen du nutzen darfst (Modul-Berechtigungen)
- Trifft den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit ClickCandit
- Informiert dich nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung deiner Daten
ClickCandit
Stellt die Plattform bereit und verarbeitet Daten im Auftrag deines Arbeitgebers.
- Ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO
- Verarbeitet deine Daten nur auf Weisung deines Arbeitgebers
- Sichert die Plattform technisch und organisatorisch (TOM, Art. 32 DSGVO)
- Stellt dir Self-Service-Funktionen für deine eigenen Rechte zur Verfügung (Export, Auskunft)
Du als Mitarbeiter
Nutzt die Plattform im Rahmen deiner beruflichen Aufgaben.
- Hältst deine Zugangsdaten geheim und nutzt MFA, wenn dein Arbeitgeber das vorschreibt
- Verwendest die Plattform nur für die dir zugewiesenen Aufgaben
- Meldest verdächtige Vorfälle (z.B. unautorisierte Zugriffe) sofort an deinen Arbeitgeber
- Hältst die Acceptable Use Policy (AUP) ein
§ 1 · Worum geht es hier?
Du nutzt ClickCandit, weil dein Arbeitgeber die Plattform für sein Unternehmen abonniert hat. Diese User Terms erklären dir verständlich, welche Rolle ClickCandit spielt, welche Daten gespeichert werden und welche Rechte du als Mitarbeiter hast.
Diese User Terms sind kein Arbeitsvertrag und ersetzen ihn nicht. Sie regeln nur die Nutzung der ClickCandit-Plattform.
§ 2 · Dein Account und seine Grenzen
Dein Mitarbeiter-Account wird von deinem Arbeitgeber angelegt und freigeschaltet. Welche Module du sehen und verwenden kannst, hängt von den Berechtigungen ab, die dein Arbeitgeber dir zuweist.
Standardmäßig hast du Zugriff auf folgende Bereiche:
- Dein persönliches Dashboard (Portal)
- Deine Zeiterfassung und Abwesenheitsanträge
- Deine Schichtplanung
- Das Mitarbeiterverzeichnis (Intranet)
- Deine Aus- und Weiterbildungen (Learning)
- Deine Datenschutzrechte und Datenexport
§ 3 · Welche Daten dein Arbeitgeber sehen kann
Dein Arbeitgeber ist Eigentümer der Daten, die im Rahmen deines Beschäftigungsverhältnisses entstehen. Er kann insbesondere einsehen:
- Deine erfassten Arbeitszeiten und Pausen
- Deine Abwesenheits- und Urlaubsanträge
- Deine Schichten und deren Erfüllung
- Deine Lerninhalte und Abschlüsse
- Deine Performance-Reviews (wenn diese Funktion aktiviert ist)
- Deine Beiträge im internen Intranet (sofern für die Belegschaft sichtbar gestellt)
§ 4 · Was nur du siehst
Einige Bereiche sind ausschließlich für dich bestimmt. Dein Arbeitgeber kann diese nicht einsehen:
- Persönliche Notizen, die du in deinem Profil erstellst
- Deine privaten Tutorials- und Onboarding-Fortschritte
- Direktnachrichten in geschlossenen Gruppen, denen du beigetreten bist (sofern privat markiert)
- Audit-Log deiner eigenen Datenexport-Anfragen
§ 5 · Deine Rechte nach DSGVO
Auch wenn dein Arbeitgeber Verantwortlicher für deine Daten ist, kannst du jederzeit folgende Rechte direkt in der Plattform ausüben:
- Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) — Self-Service im Portal
- Datenexport in maschinenlesbarem Format (Art. 20 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) — Anfrage an deinen Arbeitgeber
- Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO) — wirkt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
§ 6 · Sicherheit deines Accounts
Dein Mitarbeiter-Account ist persönlich. Bitte teile deine Zugangsdaten niemals mit anderen Personen — auch nicht mit Kolleg*innen.
Wir empfehlen ausdrücklich die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), wenn dein Arbeitgeber diese nicht ohnehin verpflichtend vorschreibt.
Bei Verdacht auf unautorisierten Zugriff melde dich umgehend bei deinem Arbeitgeber und nutze die Funktion „Auf allen Geräten abmelden" im Datenschutz-Bereich.
§ 7 · Nutzung im Rahmen deiner Aufgaben
Verwende die Plattform ausschließlich für die dir vom Arbeitgeber zugewiesenen Aufgaben. Eine private Nutzung ist nur dann zulässig, wenn dein Arbeitgeber dies ausdrücklich erlaubt.
Die Acceptable Use Policy gilt auch für dich als Mitarbeiter — bitte halte dich an die dort genannten Regeln (z.B. keine Belästigung, kein Spam, keine schädlichen Inhalte).
§ 8 · KI-Funktionen und Transparenz
Wenn dein Arbeitgeber KI-Funktionen aktiviert hat, kannst du diese im Rahmen deiner Berechtigungen verwenden. KI-generierte Inhalte sind in der Plattform sichtbar als solche gekennzeichnet (EU AI Act Art. 50).
KI-Vorschläge sind immer nur Empfehlungen. Endgültige Entscheidungen — insbesondere personalbezogene — trifft niemals die KI allein, sondern immer ein Mensch.
§ 9 · Beendigung deines Arbeitsverhältnisses
Wenn dein Arbeitsverhältnis endet, deaktiviert dein Arbeitgeber deinen Account. Anschließend gilt:
- Du kannst deine persönlichen Daten vorher selbst exportieren
- Personenbezogene Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (z.B. Lohnabrechnungen 6 Jahre nach § 41 EStG)
- Nicht gesetzlich aufbewahrungspflichtige Daten werden nach internen Löschregeln entfernt
- Du kannst nach Ende des Arbeitsverhältnisses weiterhin per E-Mail Anfragen an den Datenschutzbeauftragten deines Arbeitgebers richten
§ 10 · Beschwerden und Kontakt
Hast du Bedenken zur Verarbeitung deiner Daten oder zur Plattform-Nutzung? Wende dich primär an deinen Arbeitgeber oder dessen Datenschutzbeauftragten — er ist Verantwortlicher.
Bei Sicherheitsproblemen der Plattform selbst kannst du dich direkt an ClickCandit wenden:
- Datenschutz: admin@clickcandit.com
- Sicherheit: admin@clickcandit.com
- Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren
Wichtig: Diese User Terms ersetzen keinen Arbeitsvertrag und keine arbeitsrechtlichen Schutzbestimmungen. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und gesetzliche Mitbestimmungsrechte gehen vor.
Bei Fragen zu deinen Mitarbeiter-Rechten wende dich primär an deinen Arbeitgeber, den Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten deines Unternehmens.