Payroll-Bedingungen
Modul-spezifische Bedingungen für das Lohnabrechnungs-Modul. Wichtiger Hinweis: ClickCandit leistet keine Steuerberatung.
Inhalt
ClickCandit leistet keine Steuer- oder Rechtsberatung
Das Payroll-Modul ist ein technisches Werkzeug zur Berechnung und Erstellung von Lohnabrechnungen. Für inhaltliche Beratung — insbesondere bei komplexen Sachverhalten — wende dich an deinen Steuerberater (§ 3 StBerG) oder eine qualifizierte Lohnbuchhaltung.
Auf einen Blick
Funktionsumfang
Lohn-/Gehaltsabrechnung, ELSTER, DEÜV, Lohnsteuerbescheinigung
Steuerberatung
Nein — nur technische Berechnung
Verantwortung
Arbeitgeber (Kunde) für Stammdaten
Übermittlung
Erstellung der Dateien, Versand durch Kunde/StB
Aufbewahrung
6 / 10 Jahre je nach Belegart (§ 147 AO, § 41 EStG)
Export
DATEV EXTF v12
§ 1 · Geltungsbereich
Diese Payroll-Zusatzbedingungen gelten für Kunden, die das HR-Payroll-Modul (Lohnabrechnung) aktivieren. Sie ergänzen die AGB, die Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Die Lohnabrechnungs-Funktionen sind ein Werkzeug zur Unterstützung der internen Personalabteilung. Sie ersetzen weder Steuerberatung noch externe Lohnbuchhaltungsdienste.
§ 2 · Keine Steuer- oder Rechtsberatung
ClickCandit ist keine Steuerberatungs- oder Rechtsberatungsgesellschaft im Sinne von § 1, 3 StBerG bzw. § 2 RDG. Die Plattform stellt ausschließlich technische Werkzeuge zur Berechnung und Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bereit.
Inhaltliche Beratung — insbesondere zur Anwendung tarifvertraglicher Bestimmungen, sozialversicherungsrechtlicher Sonderfälle, Lohnsteuer-Klassen, Pfändungsfreigrenzen oder steuerrechtlicher Optimierung — bleibt vorbehalten:
- Steuerberatern (§ 3 StBerG)
- Rechtsanwälten
- Lohnbuchhaltern mit entsprechender Berufszulassung
- Internen Personalfachkräften des Kunden
§ 3 · Verantwortung des Arbeitgebers
Der Kunde (Arbeitgeber) ist allein verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der in die Plattform eingegebenen Stammdaten:
- ELStAM-Daten (Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Kinder)
- Sozialversicherungsdaten (Krankenkasse, Versicherungspflicht, KV/PV-Beitragsbemessungsgrenzen)
- Bruttogehälter, Sachbezüge, Firmenwagen-Konfigurationen
- Pfändungs- und Unterhaltsverpflichtungen
- Bankverbindungen der Mitarbeiter
- Tarifvertragliche Sonderregelungen
§ 4 · Aktualität der Beitragssätze und Tabellen
ClickCandit bemüht sich, die Beitragssätze (KV/PV/RV/AV), Beitragsbemessungsgrenzen, Lohnsteuertabellen und Pauschalen jährlich rechtzeitig vor Jahreswechsel zu aktualisieren.
Der Kunde ist verpflichtet, vor dem ersten Abrechnungslauf eines neuen Jahres die jährliche Konfiguration zu prüfen und ggf. zu ergänzen (Modul: HR → Payroll → Konfiguration).
Bei kurzfristigen gesetzlichen Änderungen (z.B. Mindestlohn-Anpassungen, neue Beitragssätze) kann es zu vorübergehender Inkonsistenz kommen. ClickCandit informiert betroffene Kunden über die Plattform und per E-Mail.
§ 5 · ELSTER-Übermittlung und DEÜV
Die Plattform unterstützt die Erstellung von:
- Lohnsteueranmeldungen (ELSTER XML)
- DEÜV-Meldungen (Sozialversicherung)
- Lohnsteuerbescheinigungen (Jahresmeldung)
- BMF/AOK-konformen Datensätzen
- DATEV EXTF v12 Export für externe Lohnbuchhalter
§ 5a · Übermittlungsverantwortung
Die Übermittlung an Behörden (Finanzamt, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften) erfolgt durch den Kunden oder dessen Steuerberater — ClickCandit erstellt nur die Dateien, übermittelt aber nicht eigenständig.
Eingangsbestätigungen und Korrekturmeldungen sind durch den Kunden zu prüfen.
§ 6 · Aufbewahrungspflichten
Lohnabrechnungs-Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:
- 6 Jahre für Lohnkonten (§ 41 Abs. 1 EStG)
- 10 Jahre für Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen (§ 147 AO)
- 6 Jahre für DEÜV-Meldungen
- 30 Jahre für Personalakten in Bezug auf Versorgungsansprüche (Sonderregel)
§ 6a · Datenresistenz
ClickCandit speichert Lohndaten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gemäß der gesetzlichen Mindestfrist. Vorzeitige Löschung ist nur mit ausdrücklicher Bestätigung des Kunden möglich, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten anderweitig erfüllt werden (z.B. durch DATEV-Export an Steuerberater).
§ 7 · Haftungsbegrenzung
ClickCandit haftet für die korrekte technische Berechnung gemäß den vom Kunden eingegebenen Daten und den hinterlegten Beitragssätzen und Tabellen.
ClickCandit haftet NICHT für:
- Falsche Stammdaten oder fehlerhafte ELStAM-Daten des Kunden
- Rückwirkende gesetzliche Änderungen, die nach Erstellung einer Abrechnung in Kraft treten
- Versäumte Übermittlungsfristen durch den Kunden
- Schäden durch Nichtbeachtung tarifvertraglicher oder kollektivrechtlicher Bestimmungen
- Steuerliche Nachforderungen oder Säumniszuschläge, die durch fehlerhafte Stammdaten verursacht wurden
§ 8 · Korrekturlauf und Fehlerbehebung
Erkennt der Kunde nach einem Abrechnungslauf einen Fehler, ist eine Korrektur über einen "Korrekturlauf" möglich. Bereits übermittelte ELSTER-Datensätze müssen über eine Korrekturmeldung berichtigt werden.
ClickCandit dokumentiert alle Abrechnungsläufe und Korrekturen im Audit-Log (GoBD-konform). Die Daten sind im Modul HR → Payroll → Abrechnungsläufe einsehbar.
§ 9 · Empfehlung externer Lohnbuchhaltung
Bei komplexen Sachverhalten (z.B. internationale Mitarbeiter, Konzernstrukturen, Tarifverträge mit Sondervereinbarungen, geschäftsführende Gesellschafter) empfiehlt ClickCandit die zusätzliche Einbindung eines externen Steuerberaters oder Lohnbuchhalters.
Die Plattform bietet hierfür einen DATEV EXTF v12 Export, der den nahtlosen Datenaustausch ermöglicht.
Tipp: Für die Übermittlung an Behörden empfehlen wir die direkte Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Die Plattform bietet hierfür einen vollständigen DATEV EXTF v12 Export, der den Datenaustausch nahtlos ermöglicht.