Mitarbeiter-Datenschutzhinweis

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses ist Ihr Arbeitgeber (siehe Kopfbereich dieses Dokuments).

Für die technische Bereitstellung der Plattform setzt der Arbeitgeber die ClickCandit-Plattform ein. ClickCandit ist insoweit Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf Weisung des Arbeitgebers.

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — z.B. Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitszeiterfassung
• Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — z.B. interne Kommunikation, IT-Sicherheit
• Einwilligung, soweit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — z.B. Veröffentlichung von Fotos im Intranet

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Familienstand, Staatsangehörigkeit)
• Vertragsdaten (Eintrittsdatum, Vertragsart, Gehalt, Arbeitsort)
• Bankverbindung und Steuer-/Sozialversicherungsdaten (Steuer-ID, SV-Nummer, Lohnsteuerklasse)
• Arbeitszeitdaten (Anwesenheit, Pausen, Überstunden, Abwesenheiten)
• Qualifikationen und Weiterbildungen (Schulungen, Zertifikate, Skills)
• Leistungs- und Beurteilungsdaten (Performance-Reviews, Zielvereinbarungen)
• Gesundheitsdaten, soweit erforderlich (AU-Bescheinigungen, Schwangerschaftsmeldung) — nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO
• Kommunikationsinhalte (geschäftliche E-Mails, Intranet-Beiträge, Team-Chat)

Ihre Daten werden — soweit gesetzlich vorgeschrieben oder für die Vertragserfüllung erforderlich — an folgende Empfänger weitergegeben:

• ClickCandit UG (haftungsbeschränkt) als Auftragsverarbeiter — Plattform-Bereitstellung
• Hetzner Online GmbH als Unterauftragsverarbeiter — Hosting (Deutschland)
• Supabase / PostgreSQL — Datenbank (EU)
• Krankenkassen, Finanzämter, Berufsgenossenschaften — gesetzliche Meldungen
• Steuerberater des Arbeitgebers — Lohnabrechnung (DATEV-Export)
• Externe Lohnbuchhaltung — soweit beauftragt
• Bei Bewerbungs- und Beurteilungsverfahren ggf. Recruiter und Hiring Manager

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben:

• Personalakte: 3 Jahre nach Austritt (§ 195 BGB)
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 EStG)
• Lohnsteuerunterlagen, DEUEV-Meldungen, Steueranmeldungen: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Arbeitszeitdaten: 2 Jahre (§ 16 ArbZG)
• Bewerberdaten bei abgelehnten Bewerbungen: 6 Monate (§ 15 AGG)
• Sonderfälle: bis zu 30 Jahre bei Versorgungsansprüche-relevanten Akten

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte nach DSGVO:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — welche Daten über Sie gespeichert sind
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — bei unrichtigen Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — strukturiertes Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Viele Ihrer Rechte können Sie direkt in der ClickCandit-Plattform ausüben:

• Datenexport nach Art. 15/20 DSGVO im Bereich "Datenschutz & DSGVO"
• Einwilligungen zentral widerrufen
• Änderung Ihrer eigenen Stammdaten (soweit zugelassen)
• Sicherheits-Center (MFA, Login-Historie, Globale Abmeldung)

Die Bereitstellung der genannten Daten ist gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Abschluss eines Vertrages erforderlich. Sie sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Die Nichtbereitstellung hätte zur Folge, dass das Beschäftigungsverhältnis nicht begründet, fortgeführt oder ggf. nicht ordnungsgemäß abgewickelt werden könnte.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. KI-gestützte Funktionen der Plattform liefern Vorschläge, die stets durch einen Menschen geprüft und freigegeben werden.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber oder direkt an den Datenschutzbeauftragten (siehe Kopfbereich).